| অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার ক্ষেত্রে তিনটি বিষয়ের প্রতি গুরুত্ব দিতে হবে।
ক) ব্যবস্থাপনিক পর্যায়, খ) অর্থ ও হিসাব ব্যবস্থাপনা পর্যায় ও গ) মাঠ পর্যায়ে।
ক) ব্যবস্থাপনিক পর্যায়ঃ
১। শাখার পাশবহি যাচাই এবং এক নজরে শাখার আর্থিক ঘাটতি সংক্রান্তঃ নিরীক্ষাকালে শাখার ৫০ ভাগ পাশবহি কালেকশন শীটের সাথে যাচাই পূর্বক কর্মী ভিত্তিক বা শাখার মোট যে আর্থিক ঘাটতি পাওয়া যাবে তার মধ্যে অধিকাংশ ঘাটতি জমাকরণ ও জমা না হওয়া বাকী আর্থিক ঘাটতির প্রকৃত চিত্র সহ প্রতিবেদন উপস্থাপন।
২। নিরীক্ষাকাল হাতে নগদ ও ব্যাংক স্থিতি যাচাইঃ নিরীক্ষার প্রথম দিন সহ শেষ দিনের ক্যাশ বুকের হাত নগদ স্থিতি, ভোল্ট রেজিষ্টারের হাতে নগদ স্থিতি ও ব্যাংকে দিয়ে ব্যাংক স্টেটম্যান্টের মাধ্যমে ক্যাশ বুকের ব্যাংক কলামের স্থিতি ও ব্যাংক স্থিতি যাচাই পূর্বক তারিখ সহ প্রকৃত অবস্থা প্রতিবেদনে উল্লেখ করা। সরেজমিনে ব্যাংকে গমন। নিরীক্ষা কালে মাঝে মাঝে আকস্মিক হাতে নগদ যাচাই।
৩। নিরীক্ষাকালের শুরুতে বিগত মাসের স্টাফ পজিশন যাচাই সংক্রান্তঃ নিরীক্ষাকালে শাখার স্টাফদের ব্যক্তিগত ফাইল যাচাই করে উক্ত মাসে প্রকৃত পক্ষে কতজন কর্মকর্তা ও কর্মচারী শাখার কার্যক্রম পরিচালনায় কর্মরত আছ এবং শাখায় তাদের কত মাস/বছর ধরে অবস্থান তা পর্যবেক্ষন স্বরুপ প্রতিবেদনে উপস্থাপন। উল্লেখ্য যে, তাছাড়াও সংশ্লিষ্ট শাখার/অঞ্চলের কর্মকর্তাগনের বেতন ও ভাতা সুবিধাদি সংশ্লিষ্ট শাখায় হয় কি/না তা নিরীক্ষা প্রতিবেদনে আনতে হবে।
৪। নিরীক্ষাকালের শুরুতে বিগত মাসের ব্যক্তিগত ফাইল যাচাইঃ নিরীক্ষাকালে শাখার ব্যক্তিগত ফাইল গুলোতে বর্তমান মাসে কর্মরত কর্মকর্তা ও কর্মচারীগণের নাম ও পদবী অনুযায়ী চাকুরী আবেদন পত্র, নিয়োগ পত্র, জামানত বাকী, ব্যক্তির ছবি, মানি রিসিপ্ট, নমিনী ফরম, শাখায় যোগদান, অঙ্গীকারনামা ও জামীন নামা, জাতীয় পরিচয়, বদলী আদেশ ও শিক্ষা সনদ এর ফটোকপি আছে কি/না যাচাই করে ফাইলে উল্লেখিত নথি না থাকলে অসংগতির প্রেক্ষিতে শাখার প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ ও প্রধান কার্যালয়ের প্রশাসনিক সহায়তা সহ প্রতিবেদন উপস্থাপন।
৫। শাখার স্থায়ী সম্পদ ও অবচয় রেজিষ্টার সংক্রান্ত পর্যবেক্ষনঃ নিরীক্ষাকালে শাখার বিগত মাসের আর্থিক প্রতিবেদননের স্থায়ী সম্পদ বিবরণী অনুযায়ী সম্পদের নাম, সংখ্যা, ক্রয়মূল্য, অবচয়ের পরিমান, বাস্তব গননায় প্রাপ্ত সংখ্যা ও ঘাটতি/বিনষ্টের পরিমান, কারণ ও মেরামত এবং স্থায়ী সম্পদের অবচয় ধার্য্য করা হয়েছে কি /না তা যাচাই করে অসংগতি আনয়ন ও সমাধানের পদ্ধতি অনুসরন করে চিত্র উপস্থাপন।
৬। শাখার ত্রৈ-মাসিক অগ্রগতি চিত্রঃ শাখার তিন মাস অন্তর স্টাফ সংখ্যা, সমিতি সংখ্যা, সদস্য সংখ্যা, ঋণী সংখ্যা, ঋণ স্থিতি, সঞ্চয় স্থিতি, সঞ্চয় ও ঋণ অনুপাত, MSP জন, MSP স্থিতি, OTR, CRR, PAR নীট সারপ্লাস/ডেফিসিট (+/-), ক্রমপুঞ্জিভূত সারপ্লাস/ডেফিসিট (+/-), বকেয়া ঋণী ও বকেয়া স্থিতি ইত্যাদি উপকরন যাচাই করে শাখার সামগ্রিক উন্নতি পর্যবেক্ষন করা সহ অসংগতি বিশ্লেষণ আকারে উপস্থাপন।
৭। লক্ষ্যমাত্রা ও অর্জন পর্যবেক্ষণঃ শাখার বাৎসারিক পরিকল্পনা অনুযায়ী অর্জন যথাযথভাবে হচ্ছে কিনা তা যাচাই করে প্রতিবেদন প্রস্তুতকরণ।
৮। তথ্য বোর্ডঃ শাখার তথ্য বোর্ড যাচাই করতে হবে, তথ্য বোর্ডে হাল নাগাদ তথ্য লিপিবদ্ধকরণ হয় কিনা এবং তা নির্ভূল কিনা তা যাচাই করে নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
৯। মুভমেন্ট রেজিষ্টার যাচাইঃ শাখায় রক্ষিত সকল মুভমেন্ট রেজিষ্টার যাচাই করে দেখতে হবে। সেখানে কোন সমস্যা থাকলে তা নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১০। শাখার নথি ব্যবস্থাপনা যাচাই করণঃ শাখা কিভাবে এবং যথাযথ প্রক্রিয়া অফিসিয়াল নথিপত্র সংরক্ষণ করছে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১১। শাখার উৎপাদনশীল অনুপাত যাচাইঃ নিরীক্ষা কালে শাখার উৎপাদনশীল অনুপাত সমূহ কাংখিত মাত্রায় আছে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে এবং তা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১২। ফান্ড রিকন্সিলেশন ও ফান্ড লেনদেনঃ শাখার বিভিন্ন প্রকল্পে প্রকল্প ভিত্তিক প্রধান কার্যালয় থেকে প্রাপ্ত ফান্ড, বিনিয়োগ এর পর শাখার পক্ষ থেকে প্রধান কার্যালয়ে ফান্ড ফেরত, বর্তমান মাস পর্যন্ত ফান্ড স্থিতি ও শাখার পক্ষ থেকে প্রধান কার্যালয়ে দেওয়া মোট সার্ভিজ চার্জের পরিমান উক্ত খাত গুলো যাচাই করে প্রধান কার্যালয়ের ফান্ড বাবদ প্রাপ্য পর্যবেক্ষন উল্লেখ করা। প্রধান কার্যালয়ের স্থিতির সাথে শাখা কার্যালয়ের স্থিতির মিলকরণ করতে হবে।
১৩। খাত ভিত্তিক বিনিয়োগ অবস্থাঃ নিরীক্ষাকালের পূর্বে প্রধান কার্যালয় থেকে নতুন ও পুরাতন প্রকল্প প্রাপ্ত ফান্ড নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে শাখায় বিনিয়োগ হয়েছে কি/না যদি না হয় সেক্ষেত্রে পর্যবেক্ষন স্বরুপ প্রতিবেদনে উল্লেখ করা। কি কি প্রক্রিয়া অবলম্বন করলে দ্রুত বিনিয়োগ হবে তার সুপারিশ নিরীক্ষা বিভাগের পক্ষ থেকে উল্লেখ করা।
১৪। শাখায় ব্যয় বাজেট ও ব্যয়ের পর্যবেক্ষনঃ শাখার বিভিন্ন শিরোনামে ( যেমন- প্রিন্টিং এন্ড স্টেশনারী, টিএ/ডিএ) অর্থ বছরের শুরু ও নিরীক্ষা পূর্ব মাস পর্যন্ত, বিগত মাস গুলোর ব্যয়ের জন্য বাজেট, বিগত মাস পর্যন্ত প্রকৃত খরচ ও শুরু থেকে শেষ মাস পর্যন্ত ব্যয়ের পার্থক্য যাচাই করা। কোন শিরোনামে ব্যয় বেশি হলে বিল ও ভাউচারের মাধ্যমে তার কারণ অনুসন্ধান, কারণ যুক্তি যুক্ত হলে প্রতিবেদনে উপস্থাপন ও যদি যুক্তি যুক্ত না হলে প্রতিবেদনে অসংগতি স্বরূপ আনয়ন আবশ্যকীয়। বাজেট অতিরিক্ত ব্যয় কমানোর প্রকৃত কৌশল অবলম্বন করার সুপারিশ হিসাবে আনা।
১৫। বিগত ছয় মাসের সঞ্চয় আদায় ও ফেরৎ শ্রেনীকরণঃ শাখার বিভিন্ন কম্পোনেন্টে ( যেমন- জাগরন, অগ্রসর) সাধারন ও বিশেষ সঞ্চয় আদায় ও ফেরতের ট্রেন্ড / ক্রম যাচাই করে শাখার মোট সঞ্চয় স্থিতির বৃদ্ধি বা হ্রাস পর্যবেক্ষন ও প্রয়োজনীয় পদক্ষেপের সুপারিশ করা।
১৬। শাখার মোটর সাইকেল লগ বুক ও ব্যবহারঃ নিরীক্ষাকালে এলাকা ব্যবস্থাপক ও শাখার শাখা ব্যবস্থাপক সহ অন্যন্য সহকারী কর্মকর্তাগণের লগ বুক মুভমেন্ট রেজিষ্টারের মূভমেন্ট অনুযায়ী অফিস কার্য দিবসের ব্যবহার সঠিক আছে কি/না তা যাচাই করা। ছুটির দিনের মোটর সাইকেল ব্যবহার মোট ব্যবহারে অর্ন্তভূক্ত হচ্ছে কি/না এবং অফিস ব্যবহার বেশি দেখানোর মাধ্যমে ব্যক্তিগত ব্যবহার কম দেখানো ও বিল উত্তোলন অসংগতি আকারে পর্যবেক্ষন ও উপস্থাপন। উল্লেক্ষিত ফুয়েল বিল যুক্তিসংগত না হলে বা ভুল প্রমানিত হলে বিবিধ আয় খাতে জমাকরন।
খ) অর্থ ও হিসাব ব্যবস্থাপনা পর্যায়ঃ
১। ভাউচার সংক্রান্তঃ
নিরীক্ষাকালে জেনারেল লেজারের শিরোনাম অনুযায়ী ক্যাশ বুক ও ভাউচারের শিরোনামে লেনদেন সম্পন্ন হচ্ছে কি/না, ক্যাশ রিকুইজিশন ও টপশীট, পারচেজ রিকুইজিশন, ক্রয় কমিটি, কর্তৃপক্ষের অনুমোদন, রেভিনিউ স্ট্যাম্প, ব্যয়ের খাত, পরিমান ও মূল্য, বিলটি পাকা ভাউচার আছে কি/না ব্যয় সঠিক শিরোনাম অনুযায়ী হচ্ছে কি/না, সঞ্চয় ফেরত ও ঋণ বিতরণ ভাউচারে সদস্যের স্বাক্ষর, পরিমান ও তারিখ মিল আছে কি/না এবং সাপোর্ট ভাউচার সংযুক্ত করেছে কি/না ইত্যাদি প্রসংগ যাচাই করে নিরীক্ষাকালে সমাধান ও সমাধান না হলে অসংগতি আকারে উপস্থাপন ও জবাব পর্যন্ত অসংগতি সমাধানে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহনের আবেদন। হিসাব খাতে কোন খাতে হিসাবের চেয়ে গড়মিল হলে বা ভুল প্রমানিত হলে হিসাব রক্ষককে জরিমানা পূর্বক জমাকরণ। নিরীক্ষা কালে নমুনা স্বরূপ কমপক্ষে ০৬ মাসের ভাউচার দেখতে হবে।
২। বিগত তিন মাসের হাতে নগদ ও ব্যাংক স্থিতি হিসাব সংক্রান্ত পর্যবেক্ষনঃ
শাখার বিগত তিন মাসের অফিস কর্ম দিবসের তারিখ অনুযায়ী হাতে নগদ ও ব্যাংক স্থিতি হিসাব করে প্রতি অফিস কর্মদিবসেস একটি মাসে গড় হাতে নগদ ও ব্যাংক স্থিতির পরিমান এবং তিন মাসে প্রতি অফিস কর্ম দিবসে হাতে নগদ হিসাবে ও ব্যাংকে পড়ে না থাকে সে বিষয়টি পর্যবেক্ষন করা ও অসংগতি আকারে প্রতিবেদনে উপস্থাপন করা।
৩। চেক ও চেক ইস্যু রেজিষ্টারঃ
শাখা নিরীক্ষাকালে শাখার চেকের মুড়িতে ও রেজিষ্টারে চেক অনুমোদন কারীগনের স্বাক্ষর, খাত, তারিখ, উত্তোলন কৃত টাকার পরিমান ও চেকটি নগদ বা A/C Payee ইত্যাদি বিষয় রেজিষ্টারের সঙ্গে মিলিয়ে যাচাই করে অসংগতি গুলোর সমাধান সম্ভব হলে তা করে নেওয়া এবং সম্ভব না হলে তা প্রতিবেদনে উপস্থাপন করা। উল্লেখ্য যে A/C Payee চেকের ক্ষেত্রে চেক গ্রহীতার স্বাক্ষর চেকের মুড়ি ও চেক ইস্যু রেজিষ্টারের গ্রহীতা কলামে নেওয়া আবশ্যক। যেমন- অগ্রসর ঋণ বিতরন করলেও শাখা চেক ইস্যু রেজিষ্টারে গ্রহীতা কলামে স্বাক্ষর নিচ্ছে না।
৪। ষ্টক বুক যাচাই করাঃ
শাখায় ক্রয়কৃত ও প্রধান কার্যালয় হতে সরবরাহকৃত মালামালগুলি ষ্টকবুকে লিপিবদ্ধ ও যথাযথভাবে তা ব্যবহার হচ্ছে কি না তা যাচাই করা পাশাপাশি ষ্টকবুকে প্রদর্শিত স্থিতি অনুযায়ী মালামালগুলি সঠিক আছে কিনা তা যাচাই করা।
৫। শাখার হিসাব প্রতিবেদন সমূহ যাচাই করণঃ
শাখায় সংরক্ষিত হিসাব প্রতিবেদনের প্রতিটি খাতের যাচাই করা। এআইএস প্রতিবেদনের সহিত এম এই এস প্রতিবেদনের ক্রসচেক করা। কর্মীভিত্তিক প্রতিবেদনের সাথে সমন্বতি প্রতিবেদন যাচাই করে দেখা।
৬। ব্যাংক ষ্টেটমেন্ট যাচাইঃ
ব্যাংক ষ্টেটমেন্টর সাথে শাখার চেকমুুড়ি ও নগদান বহির সাথে লেনদেন মিলকরণ করতে হবে। যা নমুনা স্বরূপ যে কোন ০৬ মাসের করতে হবে।
৭। হিসাব প্রতিবেদন যাচাইকরণঃ শাখায় সংরক্ষিত ম্যানুয়াল লেজারের সাথে অ্টোমেশনে প্রস্তুতকৃত হিসাব প্রতিবেদনটি মিল করে দেখতে হবে। জুন মাস ও নিরীক্ষাকালীণ মাস বা আগের মাসের প্রতিবেদন দেখতে হবে। প্রতিবেদন যাচাই কালে ম্যানুয়াল লেজারে কোন কাটাকাটি ঘষামাজা ও কোন ভুল ভ্রান্তি বা প্রতিবেদনের সাথে কোন গড়মিল থাকলে তা নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
৮। শাখার এম আইএস ও অটোমেশন ব্যবস্থা যাচাইকরণঃ
নিরীক্ষা কালে শাখায় সর্বশেষ মাসের এমআইএস প্রতিবেদন যাচাই করে দেখতে হবে। শাখার অটোমেশন ব্যবস্থাপনা যথাযথ আছে কিনা তা যাচাই করে দেখে যদি কোন পর্যবেক্ষণ থাকে তবে তা নিরীক্ষা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
৯। দৈনন্দিন নগদ গ্রহণ ব্যবস্থাপনা ও ভোল্ট ব্যবস্থাপনা যাচাই করণঃ
শাখা কিভাবে প্রতিদিন নগদ অর্থ গ্রহণ করে এবং কিভাবে নগদ অর্থ সংরক্ষণ করে তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১০। হাতে নগদ অর্থ হতে বিতরণ ব্যবস্থাপনাঃ
শাখা হতে নগদের অর্থ হতে কিভাবে বিতরণ প্রক্রিয়া সম্পাদন করে তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১১। নগদান বহি যাচাইকরণঃ
শাখার নগদান বহি সঠিক ও নির্ভূল ও কাটাকাটি খষামাজা ছাড়া লিপিবদ্ধ করা হচ্ছে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১২। শাখা ব্যাংকিং কার্যক্রম যাচাইঃ
শাখা বিধি অনুযায়ী নিয়মিত ব্যাংকিং কার্যক্রম পরিচালনা করছে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১৩।শাখার অলস অর্থ যাচাইঃ
শাখা প্রয়োজন ছাড়াই কোন অলস অর্থ ব্যাংক হিসাবে রেখেছে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে।
১৪। রিবেট প্রদান যাচাইঃ
সংস্থার অফিস আদেশ ও এমআরএ বিধি অনুযায়ী অগ্রিম ঋণ পরিশোধকালে সদস্যদের যথাযথভাবে রিবেট প্রদান করা হচ্ছে না তা যাচাই অন্তে প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১৫। মধ্যবর্তী সময়ে লভ্যাংশ প্রদান যাচাইঃ
সংস্থার অফিস আদেশ ও এমআরএ বিধি অনুযায়ী মধ্যবর্তী সময়ে চলে যাওয়া সদস্যদের যথাযথভাবে লভ্যাংশ প্রদান করা হচ্ছে না তা যাচাই অন্তে প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১৬। শাখার ক্রয় পদ্ধতি যাচাইঃ
শাখা সংস্থার বিধি অনুযায়ী ক্রয় কার্য সম্পাদন করে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে। কোন পর্যবেক্ষণ থাকলে তা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১৭। সঞ্চয় ফেরত প্রক্রিয়া যাচাইঃ
শাখা সংস্থার বিধি অনুযায়ী সদস্যদের সঞ্চয় ফেরত প্রদান করে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে। কোন পর্যবেক্ষণ থাকলে তা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১৮। বীমা দাবী ফেরত প্রক্রিয়া যাচাইঃ
শাখা সংস্থার বিধি অনুযায়ী সদস্যদের প্রাপ্য বীমা দাবী ফেরত প্রদান করে কিনা তা যাচাই করে দেখতে হবে। কোন পর্যবেক্ষণ থাকলে তা প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হবে।
১৯। স্ট্যাম্প পেপারে ঋণ চুক্তি পত্র, বিতরন রেজিষ্টার ও জামিন নামাঃ
শাখায় যে ঋণ গুলো চেকে বিতরন হচ্ছে তার ঋণ চুক্তি পত্রের (স্ট্যাম্প পেপারে) অসংগতি পর্যবেক্ষন করা হয়। যেমন- স্ট্যাম্প পেপারে যে তারিখে বিতরন হয়েছে সেই তারিখ না লিখে চুক্তি সম্পাদনের তারিখ লিখেছে কি? বা যিনি জামিনদার তার সাথে যিনি ঋণ নিচ্ছে তার সম্পর্ক কি তা সঠিক করে লিপিবদ্ধ হচ্ছে কি/না। চুক্তি পত্র বা লিপিবদ্ধ তথ্য গুলো কাটাকাটি বা ঘষামাঝা করা, জামিনদারের মোবাইল নম্বর, জাতীয় পরিচয় পত্রের নম্বর, সদস্যর স্বাক্ষর সঠিক কি/না বা দুটো এড়ো স্বাক্ষর নেওয়া হচ্ছে কি না, জামিন দারের স্বাক্ষর, ঋনের পরিমান, চুক্তিপত্র ও জামিন নামা বিতরনের পরে পরে এফিডেফিট শাখা করতেছে কিনা, এফিডেফিটের জন্য শাখা কর্তৃক নেওয়া টাকার পরিমান, যে খাতে ঋণ দেওয়া হচ্ছে সংশ্লিষ্ট প্রকল্পের ছবি ও আই, জি, এ সঠিক আছে কি/না এবং মহিলাকে ঋনের জামিনদার করা ইত্যাদি বিষয় গুলো পর্যবেক্ষনে আসবে।
২০। সুফলন ঋনেরে ক্ষেত্রে শাখার সার্ভিজ চার্জ বকেয়া রেখে আসল আদায় সংক্রান্তঃ
সংস্থার যে শাখা গুলোতে সুফলন বা প্রান্তিক চাষীদের ঋন দেওয়া হয়েছে সে শাখা গুলোতে যদি নিরীক্ষাকালে কালেকশন শীট যাচাই করতে গিয়ে গত নিরীক্ষা থেকে বর্তমান নিরীক্ষা পর্যন্ত কোন ঋনের শুধুমাত্র সার্ভিজ চার্জ বাদ দিয়ে আসল আদায় করা হয় তার পর্যবেক্ষন বা মোট অংক নিরীক্ষা বিভাগের মাধ্যমে অবশ্যই উপস্থাপন। কারন এ অসংগতি আয় খাতের বৃদ্ধি বিঘ্নিত করে।
২১। সদস্য ভর্তি জরিপ ফরম ও ভর্তি রেজিষ্টার সংক্রান্তঃ
শাখার সদস্য ভর্তি সংক্রান্ত যে অসংগতি গুলো নিরীক্ষাকালে যাচাই হয় তা হলো সদস্যর স্বাক্ষর সঠিক আছে কি/না বা আদৌ স্বাক্ষর নিয়েছে কি/না, অনুমোদনকারীর সিল ও তারিখ সহ স্বাক্ষর আছে কি/না, সংশ্লিষ্ট মাঠকর্মী ভর্তি ফরমে স্বাক্ষর করেছে কি/না, ভর্তির তারিখ ভর্তি ফরম অনুযায়ী আছে কি/না, ভর্তি ফরমে ভর্তি রেজিষ্টারের ক্রমিক নম্বর লিপিবদ্ধ করেছে কি/না, মাস ও প্রকল্প ভিত্তিক ভর্তি ফরম বাধাই করা আছে কি/না, ভর্তি ফরমে সদস্যর স্বামী সহ এক কপি ছবি আছে কি/না, অন্যান্য কলাম গুলো (স্থায়ী ও অস্হায়ী সম্পদের পরিমান, পরিবারের উপার্জনকারী সংখ্যা, বাৎসরিক আয় ও ব্যয়) সঠিক বা নিয়ম অনুযায়ী লিপিবদ্ধ করা হয়েছে কি/না এবং উক্ত বিষয় গুলো সহ ভর্তি ফরম গুলো ভর্তি রেজিষ্টারের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা কারন এভাবে ক্রসচেক না দিলে কোন ভর্তি বান্ডিলে নেই তা বুঝার উপায় থাকবে না।
২২। ছুটির আবেদন পত্র ও রেজিষ্টারঃ
শাখার কোন কর্মকর্তা ও কর্মচারী ছুটি গ্রহন করলে সেক্ষেত্রে হিসাব রক্ষক কর্তৃক ছুটি ফরমটি প্রথমত যাচাই হয়েছে কি/না তারপরে কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে সিল ও তারিখ সহ অনুমোদন সাপেক্ষে তা রেজিষ্টারে উত্তোলন হয়েছে কি/না তা যাচাই হয়ে থাকে। এছাড়াও ছুটি ভোগের তারিখ ছুটি রেজিষ্টারে সঠিক লিপিবদ্ধ করা কি/না, পূর্বে ভোগকৃত ছুটি বর্তমান তারিখে ভোগকৃত ছুটি সহ মোট ছুটি সঠিক আছে কি/না, ছুটির কারন ও ছুটি ভোগের তারিখ ও স্থানের কলাম পূরন আছে কি/না, ছুটি রেজিষ্টারে ছুটির কারণ অনুযায়ী প্রাপ্ত ছুটি হিসাবভুক্ত হয়েছে কি/না এবং ছুটি দিয়েছে কিন্তু হাজিরা খাতায় লিপিবদ্ধ করেছে কি/না ইত্যাদি প্রসঙ্গ সঠিকভাবে পর্যবেক্ষন করতে হবে।
২৩। সঞ্চয় ফেরত আবেদনপত্র ও রেজিষ্টার যাচাই সংক্রান্তঃ
সঞ্চয় ফেরত আবেদন পত্র যাচাই কালে প্রথমত সদস্যের স্বাক্ষর সঠিক আছে কি না তা সঞ্চয় ফেরত রেজিষ্টারের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা। তার পরে ক্রমিক নম্বর আবেদন পত্রে তারিখ অনুযায়ী লিপিবদ্ধ হয়েছে কি/না তা যাচাই করা, সঞ্চয় ফেরতের কারন দেখা, ঋণ অনুপাতে সঞ্চয় ফেরত যাচ্ছে কি/না, আবেদন পত্রটি সীল , তারিখ ও স্বাক্ষর সহ অনুমোদন আছে কি/না, সঞ্চয় ফেরতের পরিমান সহ অন্যান্য কলাম গুলো রেজিষ্টারের কলামের সহিত মিলিয়ে দেখা, প্রকল্প ভিত্তিক মাস অনুযায়ী সঞ্চয় ফেরত ফরম গুলো বাধাই করা এবং অসংগতি গুলি প্রতিবেদনে উল্লেখ করে সমাধানের ব্যবস্থা করা।
২৪। ঋন আবেদন ও চুক্তি পত্রের অসংগতি যাচাইঃ
শাখার ঋন আবেদন পত্রে, চুক্তি পত্রে ও বিতরন রেজিষ্টারে সদস্যর দেওয়া স্বাক্ষর, তারিখ ও ঋনের পরিমান, আই, জি, এ একই আছে কি/না তা যাচাই করা। এছাড়াও চুক্তি পত্রে সদস্যর স্বামী সহ যৌথ ছবি, জাতীয় পরিচয় পত্রের ফটোকপি ও রেভিনিউ স্ট্যাম্প সংযুক্ত আছে কি/না তা দেখতে হবে। আবেদন পত্র হিসাব রক্ষক ও ঋণ অনুমোদনকারীর মাধ্যমে ঋনের অংক কথায় লিখে অনুমোদন, চুক্তি পত্র শাখা ব্যবস্থাপকের মাধ্যমে অনুমোদন, স্বাক্ষীর, সভানেত্রী ও সেক্রেটারির স্বাক্ষরের কলাম গুলো যাচাই করে দেখতে হবে কারন সভানেত্রী নিজেই নিজের ঋনের জন্য চুক্তি পত্রে স্বাক্ষর করে দিতে পারে, বিতরন রেজিষ্টারের ক্রমিক নম্বর অনুযায়ী আবেদন পত্রে নম্বর বসানো এবং প্রকল্প ভিত্তিক মাস অনুযায়ী আবেদন ও চুক্তি পত্র বাধাই করা হয়েছে কি/না। কমপক্ষে তিন মাসের চুক্তি পত্র বিতরন রেজিষ্টারের সঙ্গে ক্রসচেক দিয়ে মিলিয়ে দেখা যে চুক্তি পত্র এর সংখ্যা সঠিক আছে কি/না।
২৫। MSP আবেদন পত্রে অসংগতি যাচাইঃ
শাখার MSP আবেদন পত্রে যে বিষয় গুলো যাচাই করা হয় তা হলো সমিতির নাম, সদস্যর নাম, হিসাব নম্বর, ভর্তি তারিখ, সদস্যের ছবি, নমিনীর ছবি, মাতার নাম, স্বামীর নাম, সদস্য কোড, দলের কোড, জাতীয় পরিচয় পত্রের নম্বর ইত্যাদি। আবেদন পত্রে সদস্যর স্বাক্ষর, নমিনীর স্বাক্ষর, মাসিক জমার হার, মেয়াদ ও কর্তৃপক্ষের অনুমোদন অবশ্যই যাচাই করতে হবে। রেজিষ্টারে উক্ত বিষয় গুলো একই আছে কি/না তা প্রকল্প ভিত্তিক মাস অনুযায়ী ভর্তি ফরমের সহিত ক্রসচেক দিতে হবে। তা না হলে অন্যান্য অসংগতি সহ বান্ডিলে ভর্তি ফরম কম আছে কি/না তা ধরা পড়বে না।
২২। বীমা আবেদন পত্র ও বীমা রেজিষ্টার সংক্রান্তঃ
নিরীক্ষাকালে শাখার বীমা আবেদন ফরম শাখা বা প্রধান কার্যালয়ের কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে যাচাই হয়ে মন্তব্য লিপিবদ্ধ সহ স্বাক্ষর, সীল ও তারিখ আছে কি/না তা যাচাই করা। বীমা আবেদন পত্রে আবশ্যকীয় নথি পত্র আছে কি/না যেমন-সদস্য বা স্বামী কর্তৃক প্রদত্ত আবেদন পত্র, পাশ বহি, সদস্য মৃত্যর কারন সহ উপস্থিত সদস্যদের রেজুলেশন কপি, জাতীয় পরিচয় পত্রের ফটোকপি ও ইউনিয়ন পরিষদ চেয়ারম্যান কর্তৃক প্রদত্ত মৃত্যুর সনদ পত্র। সদস্য বা স্বামী যে মাসে মৃত্যু বরণ করেছে সে মাসে বীমা সুবিধা পেয়েছে কি/না, আবেদন পত্রে মাঠ কর্মীর স্বাক্ষর আছে কি/না, বীমা সুবিধার হার অনুযায়ী দেওয়া হচ্ছে কি/না যেমন ৩০,০০০ টাকার নিচে হলে ঋনের সমুদয় এবং ৫০,০০০ থেকে ১,০০,০০০ টাকা হলে ২৫% ইত্যাদি, প্রয়োজনে সদস্যর বাড়ী গিয়ে বীমা যাচাই করা যাবে।
|
40
10
0
